La gestión de las derramas en una comunidad de propietarios es un aspecto fundamental para mantener y mejorar las instalaciones y servicios comunes de un edificio o conjunto de viviendas.
Una derrama es un gasto extraordinario que se realiza cuando se necesita financiar obras o reparaciones que no estaban previstas en el presupuesto ordinario de la comunidad. En Finques Martell te explicamos cómo se gestionan las derramas en una comunidad de propietarios, desde su origen hasta su ejecución y reparto de costes.
1. Identificación de la necesidad de realizar obras o reparaciones
La primera etapa en la gestión de una derrama es la identificación de la necesidad de realizar obras o reparaciones en las áreas comunes del edificio o nuevas instalaciones que precise la comunidad. Esto puede deberse a diversos motivos, como el desgaste natural de las instalaciones, daños estructurales, mejoras necesarias, o el cumplimiento de requisitos legales como la supresión de barreras arquitectónicas.
2. Elaboración de un proyecto y presupuesto
Una vez identificada la necesidad, se procede a solicitar un proyecto detallado de las obras o reparaciones necesarias. Este proyecto debe incluir una descripción precisa de los trabajos a realizar, los materiales a utilizar y un presupuesto estimado. Es fundamental contar con el asesoramiento de profesionales, como arquitectos o ingenieros, para garantizar que el proyecto sea técnica y legalmente adecuado. El asesoramiento del administrador es clave para conseguir proyectos fiables y con garantías. Así como para optar a las posibles ayudas o subvenciones que pueda haber.
3. Convocatoria de una junta extraordinaria
La decisión de aprobar un proyecto no previsto en el presupuesto ordinario debe ser acordada y votada por los propietarios en una junta extraordinaria de la comunidad. El administrador se encarga de la convocatoria de esta junta, en la que se incluye la información detallada del proyecto, el presupuesto y las implicaciones para los propietarios.
4. Determinar la necesidad de una derrama
Tras evaluar las cuentas de la Comunidad, el día de la Junta, el administrador informará a la Comunidad del saldo del que disponen para hacer frente al proyecto. En caso de no disponer de suficiente saldo, se propondrá generar una derrama específica para financiar el proyecto.
Si el proyecto debe ejecutarse con urgencia y exige unos pagos para los que todavía no se tienen fondos, la Comunidad, con la ayuda de su administrador, deberá también buscar opciones de financiación externa.
5. Votación y aprobación
En la junta extraordinaria los propietarios discuten el proyecto y votan para aprobar o rechazar la derrama. La mayoría necesaria para aprobar la propuesta puede variar según el tipo de acuerdo y de proyecto que se esté tomando.
6. Ejecución de las obras
Una vez aprobada la derrama, se procede a la ejecución de las obras o reparaciones. Es fundamental contratar a profesionales competentes y garantizar que se siga el proyecto aprobado y se cumplan los plazos estipulados. Durante este proceso, se debe mantener una comunicación constante con los propietarios para informarles sobre el avance de las obras y resolver cualquier eventualidad, tarea que realiza el administrador para facilitar dicho proceso.
7. Pago de la derrama
El administrador será el responsable de recaudar los importes de la derrama en el tiempo y la forma que se hayan acordado en Junta. El pago de la derrama puede realizarse de diferentes maneras, algunas opciones comunes son el pago único o el fraccionamiento en cuotas mensuales o trimestrales
8. Reparto de costes
El reparto de los costes de la derrama será el aprobado en Junta. Habitualmente se basa en la cuota de participación de cada propietario en la comunidad. El administrador de la finca calcula los importes individuales que deben pagar los propietarios y emite los recibos correspondientes.
9. Comunicación y seguimiento
Es esencial mantener una comunicación constante con los propietarios durante todo el proceso de gestión de la derrama, desde informar sobre el progreso de las obras a proporcionar detalles sobre los pagos y estar disponible para responder preguntas y resolver inquietudes que vayan surgiendo. El administrador de la comunidad juega un papel clave en esta tarea y, herramientas como la administración online, donde el propietario puede consultar en todo momento sus recibos, resultan muy útiles.
10. Revisión y control
Una vez finalizadas las obras, es recomendable realizar una revisión para asegurarse de que se han ejecutado de acuerdo con el proyecto y el presupuesto aprobados, un trabajo que ayuda a evitar posibles problemas futuros y garantiza la transparencia en la gestión de los fondos de la comunidad, que debe efectuarse conjuntamente con los técnicos y las empresas contratadas
11. Actualización de la documentación
Finalmente, es importante actualizar la documentación de la comunidad para reflejar los cambios realizados en las instalaciones y los costes asociados, como la actualización de los estatutos, el presupuesto anual y cualquier otra documentación relevante, como la póliza de seguros.
La gestión de las derramas en una comunidad de propietarios implica un proceso completo que va desde la identificación de la necesidad de obras hasta la ejecución de las mismas y el reparto de costes entre los propietarios. La transparencia, la comunicación efectiva y el cumplimiento de la normativa son fundamentales para llevar a cabo este proceso de manera exitosa y evitar conflictos entre los miembros de la comunidad.
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