Cómo cambiar de administrador de fincas en mi comunidad

Un administrador de fincas es una pieza imprescindible en cualquier comunidad, ya que es la persona encargada de tareas imprescindibles, como la resolución e incidencias, la elaboración del presupuesto, la contratación de servicios, organización de juntas, etc. Sin embargo, a veces sus servicios pueden no estar de acuerdo con lo que esperan los propietarios.

En este caso, se puede recurrir a un cambio de administrador para conseguir a una persona que se adecúe más con los principios y necesidades de la comunidad de vecinos. En el siguiente artículo te explicamos cómo cambiar de administrador de fincas en tu comunidad.

Tabla de contenidos

1. ¿Qué es un administrador de fincas?
2. Funciones del administrador de fincas en una comunidad de vecinos
3. ¿Cuándo es conveniente cambiar de administrador de fincas?
4. Pasos para encontrar un administrador de fincas
5. Proceso de cambio del administrador
6. Preguntas frecuentes (FAQ’s)

Puntos clave

• Rol del Administrador de Fincas: El administrador de fincas es un profesional clave en la gestión de comunidades, encargado de tareas como la resolución de incidencias, la elaboración del presupuesto, organización de juntas, contratación de servicios y solución de conflictos, asegurando el adecuado funcionamiento de los bienes comunes.
• Proceso de Cambio del Administrador: Cambiar de administrador puede ser necesario ante fallos en la comunicación, problemas administrativos o descontento generalizado. El proceso incluye convocar una Junta debidamente para tomar el acuerdo de cese del actual administrador, evaluar necesidades, buscar candidatos, realizar entrevistas, comparar propuestas, notificar a la administración actual, revisar contratos, contratar al nuevo administrador y facilitar una transición suave a través de la entrega de documentación y la presentación a la comunidad. En Finques Martell ofrecemos todas las facilidades para que este proceso sea ágil y efectivo, y nos encargamos de todas las gestiones para que el presidente no tenga que preocuparse de nada.

¿Qué es un administrador de fincas?

El administrador de fincas es un profesional colegiado altamente capacitado y encargado de la gestión y administración de los bienes comunes en una comunidad de vecinos. Su papel es esencial para mantener el buen funcionamiento de la comunidad, velando por el mantenimiento, las cuentas, y la resolución de conflictos, entre otras responsabilidades.

Este profesional actúa como intermediario entre los propietarios y la comunidad, garantizando un ambiente armonioso y asegurando el cumplimiento de las normativas internas. Su presencia es clave para asegurar que las instalaciones y servicios comunes estén en óptimas condiciones, contribuyendo así al bienestar de los residentes.

Funciones del administrador de fincas en una comunidad de vecinos

Las funciones del administrador de fincas son diversas y abarcan desde la contabilidad y gestión financiera hasta la coordinación de servicios de mantenimiento. Estas responsabilidades son esenciales para garantizar la eficiencia y sostenibilidad a largo plazo de la comunidad. A continuación, se detallan algunas de las funciones más destacadas:

1. Elaboración y seguimiento del presupuesto comunitario:El administrador se encarga de elaborar un presupuesto que refleje las necesidades y metas de la comunidad. Este presupuesto incluye gastos como el mantenimiento, servicios comunes y posibles mejoras. Además, el seguimiento constante permite ajustar las finanzas según las necesidades cambiantes.
2. Organización de juntas de propietarios:Coordinar y organizar reuniones periódicas donde los propietarios pueden discutir y tomar decisiones importantes para la comunidad. El administrador facilita estas juntas, asegurándose de que se aborden los temas necesarios y se tomen decisiones de manera consensuadab y respetando la normativa de la Ley de Propiedad Horizontal.
3. Contratación y supervisión de servicios de mantenimiento:El administrador se encarga de gestionar la contratación de servicios de mantenimiento para asegurar que las áreas comunes estén en buen estado. Supervisa el trabajo de los proveedores, verifica la calidad de los servicios y gestiona cualquier problema que pueda surgir, así cómo atender los pagos de las facturas derivadas de estos servicios.
4. Gestión de documentación legal y fiscal:Mantener al día la documentación legal de la comunidad es crucial. El administrador se asegura de cumplir con todas las obligaciones fiscales y legales, evitando posibles problemas legales y garantizando la transparencia en la gestión.
5. Resolución de conflictos entre vecinos:Actuar como mediador en situaciones de conflicto entre propietarios, procurando soluciones equitativas. El administrador busca mantener un ambiente armonioso y prevenir tensiones dentro de la comunidad.

¿Cuándo es conveniente cambiar de administrador de fincas?

Cambiar de administrador puede ser necesario cuando se perciben deficiencias en la gestión actual. Algunas señales de que podría ser el momento adecuado incluyen:

1. Fallos recurrentes en la comunicación:Una comunicación ineficiente puede generar malentendidos y confusiones. Si los propietarios experimentan problemas constantes en la recepción de información, podría ser indicativo de la necesidad de cambio.
2. Problemas en la ejecución de tareas administrativas:Si el administrador no cumple con eficacia sus responsabilidades, como la gestión de cuentas o la coordinación de servicios, puede afectar el buen funcionamiento de la comunidad.
3. Descontento generalizado de los propietarios:Si la mayoría de los propietarios expresan insatisfacción con la gestión actual, puede ser un claro indicador de que se requiere un cambio.
4. Incremento injustificado de los costos de servicios:Un aumento significativo y no justificado en los costos de servicios puede generar desconfianza entre los propietarios y ser motivo para considerar un cambio de administrador.

Pasos para encontrar un administrador de fincas

La elección del administrador de fincas adecuado es crucial para el bienestar y la eficiencia de la comunidad. A continuación, se detallan los pasos recomendados para llevar a cabo este proceso:

1. Evaluación de necesidades:Identificar las necesidades específicas de la comunidad, considerando aspectos como el tamaño, las instalaciones y los servicios requeridos.
2. Búsqueda de profesionales:Investigar y seleccionar posibles candidatos a través de referencias, recomendaciones o búsquedas en línea. Es esencial verificar la experiencia y la reputación de los candidatos.
3. Entrevistas:Realizar entrevistas con los candidatos para evaluar su experiencia, enfoque de trabajo y capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de la comunidad.
4. Referencias:Obtener referencias de otros clientes atendidos por el administrador. Conocer la experiencia de comunidades similares proporciona información valiosa sobre la capacidad del administrador para enfrentar desafíos específicos.
5. Comparación de propuestas:Analizar las propuestas de los candidatos, considerando no solo los costos, sino también los servicios incluidos y la flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de la comunidad.

Proceso de cambio del administrador

Una vez tomada la decisión de cambiar de administrador de fincas, es importante seguir un proceso estructurado para garantizar una transición sin problemas. Estos son los pasos para cambiar de administrador:

1. Convocar una Junta de propietarios y tomar el acuerdo para hacer el cambio: Hay dos formas de presentar una junta, o bien la convoca el presidente o bien un propietario que represente el 25% de los votos, que a su vez representen el 25% de las cuotas. Puede añadirse como orden del día en una Junta Ordinaria o convocar una Junta Extraordinaria y no es necesario que el administrador saliente esté presente.
2. Notificación a la administración actual: Informar oficialmente a la administración actual sobre la decisión de cambiar de administrador, respetando los términos establecidos en el contrato vigente.
3. Revisión del contrato actual:Evaluar los términos y condiciones del contrato actual para asegurar una transición sin problemas. Es importante cumplir con las cláusulas establecidas y acordar los términos de finalización de manera clara.
4. Contratación del nuevo administrador:Formalizar el acuerdo con el nuevo administrador, asegurándose de que comprenda las necesidades específicas de la comunidad y esté comprometido con brindar un servicio de calidad.
5. Entrega de documentación:Proporcionar al nuevo administrador toda la información necesaria, incluyendo documentos legales, registros financieros y cualquier detalle relevante para una gestión efectiva.
6. Presentación a la comunidad:Introducir al nuevo administrador a la comunidad, facilitando una presentación formal donde los propietarios puedan conocerlo y discutir cualquier pregunta o inquietud.

Preguntas frecuentes (FAQ’s)

¿Qué hay que hacer para cambiar el administrador de fincas?

Convocar una Junta y tomar el acuerda, evaluar necesidades, buscar candidatos, realizar entrevistas, comparar propuestas, notificar oficialmente a la administración actual, revisar el contrato, formalizar con el nuevo administrador, entregar documentación y presentar a la comunidad al nuevo profesional.

¿Cuántos votos se necesitan para cambiar un administrador de fincas?

Es necesario obtener la mayoría simple de votos.

¿Cuándo se puede cambiar de administrador?

Cuando hay fallos en la comunicación, problemas en tareas administrativas, descontento generalizado de los propietarios o un aumento injustificado de los costos de servicios.

¿Qué ocurre si el administrador de fincas no cumple con sus funciones?

Se pueden notificar incumplimientos, revisar el contrato para posibles acciones legales y, en última instancia, buscar un reemplazo eficiente para mantener el bienestar de la comunidad.