Un administrador de finques és una peça imprescindible a qualsevol comunitat, ja que és la persona encarregada de tasques imprescindibles, com la resolució i incidències, l’elaboració del pressupost, la contractació de serveis, organització de juntes, etc. No obstant això, de vegades els seus serveis poden no estar dacord amb el que esperen els propietaris.
En aquest cas, es pot recórrer a un canvi d’administrador per aconseguir una persona que s’adeqüi més amb els principis i les necessitats de la comunitat de veïns . Al següent article t’expliquem com canviar d’administrador de finques a la teva comunitat.
Taula de continguts
- Què és un administrador de finques ?
- Funcions de l’administrador de finques a una comunitat de veïns
- Quan cal canviar d’administrador de finques?
- Passos per trobar un administrador de finques
- Procés de canvi de l’administrador
- Preguntes freqüents (FAQ’s)
Punts clau
- Rol de l’Administrador de Finques: L’administrador de finques és un professional clau en la gestió de comunitats, encarregat de tasques com la resolució d’incidències, l’elaboració del pressupost, organització de juntes, contractació de serveis i solució de conflictes, assegurant-ne el funcionament adequat dels béns comuns.
- Procés de Canvi de l’Administrador: Canviar d’administrador pot ser necessari davant de fallades en la comunicació, problemes administratius o descontentament generalitzat. El procés inclou convocar una Junta degudament per prendre l’acord de cessament de l’actual administrador, avaluar necessitats, cercar candidats, fer entrevistes, comparar propostes, notificar a l’administració actual, revisar contractes, contractar el nou administrador i facilitar una transició suau a través de el lliurament de documentació i la presentació a la comunitat. A Finques Martell oferim totes les facilitats perquè aquest procés sigui àgil i efectiu, i ens encarreguem de totes les gestions perquè el president no s’hagi de preocupar de res.
Què és un administrador de finques?
L’administrador de finques és un professional col·legiat altament capacitat i encarregat de la gestió i l’administració dels béns comuns en una comunitat de veïns. El seu paper és essencial per mantenir el bon funcionament de la comunitat, vetllant pel manteniment, els comptes i la resolució de conflictes, entre d’altres responsabilitats.
Aquest professional actua com a intermediari entre els propietaris i la comunitat, garantint un ambient harmoniós i assegurant el compliment de les normatives internes. La seva presència és clau per assegurar que les instal·lacions i els serveis comuns estiguin en òptimes condicions, contribuint així al benestar dels residents.
Funcions de l’administrador de finques a una comunitat de veïns
Les funcions de l’administrador de finques són diverses i abasten des de la comptabilitat i la gestió financera fins a la coordinació de serveis de manteniment. Aquestes responsabilitats són essencials per garantir l’eficiència i la sostenibilitat a llarg termini de la comunitat. A continuació, es detallen algunes de les funcions més destacades:
- Elaboració i seguiment del pressupost comunitari : L’administrador s’encarrega d’elaborar un pressupost que reflecteixi les necessitats i les metes de la comunitat. Aquest pressupost inclou despeses com el manteniment, serveis comuns i possibles millores. A més, el seguiment constant permet ajustar les finances segons les necessitats canviants.
- Organització de juntes de propietaris: Coordinar i organitzar reunions periòdiques on els propietaris poden discutir i prendre decisions importants per a la comunitat. L’administrador facilita aquestes juntes, assegurant-se que s’abordin els temes necessaris i es prenguin decisions de manera consensuada i respectant la normativa de la Llei de Propietat Horitzontal.
- Contractació i supervisió de serveis de manteniment: L’administrador s’encarrega de gestionar la contractació de serveis de manteniment per assegurar que les àrees comunes estiguin en bon estat. Supervisa el treball dels proveïdors, verifica la qualitat dels serveis i gestiona qualsevol problema que pugui sorgir així com atendre els pagaments de les factures derivades d’aquests serveis.
- Gestió de documentació legal i fiscal: Mantenir al dia la documentació legal de la comunitat és crucial. L’administrador s’assegura de complir totes les obligacions fiscals i legals, evitant possibles problemes legals i garantint la transparència en la gestió.
- Resolució de conflictes entre veïns: Actuar com a mediador en situacions de conflicte entre propietaris, procurant solucions equitatives. L’administrador cerca mantenir un ambient harmoniós i prevenir tensions dins de la comunitat.
Quan cal canviar d’administrador de finques?
Canviar dadministrador pot ser necessari quan es perceben deficiències en la gestió actual. Alguns senyals que podria ser el moment adequat inclouen:
- Errors recurrents en la comunicació: Una comunicació ineficient pot generar malentesos i confusions. Si els propietaris experimenten problemes constants a la recepció dinformació, podria ser indicatiu de la necessitat de canvi.
- Problemes en l’execució de tasques administratives: Si l’administrador no compleix amb eficàcia les seves responsabilitats, com ara la gestió de comptes o la coordinació de serveis, pot afectar el bon funcionament de la comunitat.
- Descontent generalitzat dels propietaris: Si la majoria dels propietaris expressen insatisfacció amb la gestió actual, pot ser un clar indicador que es requereix un canvi.
- Increment injustificat dels costos de serveis: Un augment significatiu i no justificat dels costos de serveis pot generar desconfiança entre els propietaris i ser motiu per considerar un canvi d’administrador.
Passos per trobar un administrador de finques
L’elecció de l’administrador de finques adequat és crucial per al benestar i l’eficiència de la comunitat. A continuació, es detallen els passos recomanats per dur a terme aquest procés:
- Avaluació de necessitats: Identificar les necessitats específiques de la comunitat, considerant aspectes com la mida, les instal·lacions i els serveis requerits.
- Cerca de professionals: Investigar i seleccionar possibles candidats a través de referències, recomanacions o cerques en línia. És essencial verificar lexperiència i la reputació dels candidats.
- Entrevistes: Realitzar entrevistes amb els candidats per avaluar la seva experiència, enfocament de treball i capacitat per adaptar-se a les necessitats específiques de la comunitat.
- Referències: obtenir referències d’altres clients atesos per l’administrador. Conèixer l’experiència de comunitats similars proporciona informació valuosa sobre la capacitat de l’administrador per fer front a reptes específics.
- Comparació de propostes: Analitzar les propostes dels candidats, considerant no només els costos, sinó també els serveis inclosos i la flexibilitat per adaptar-se a les necessitats canviants de la comunitat.
Procés de canvi de l’administrador
Un cop presa la decisió de canviar dadministrador de finques, és important seguir un procés estructurat per garantir una transició sense problemes. Aquests són els passos per canviar d’administrador:
- Convocar una Junta de propietaris i prendre l’acord per fer el canvi: Hi ha dues maneres de presentar una junta, o bé la convoca el president o bé un propietari que representi el 25% dels vots, que alhora representin el 25% de les quotes. Es pot afegir com a ordre del dia en una Junta Ordinària o convocar una Junta Extraordinària i no cal que l’administrador sortint hi sigui present.
- Notificació a l’administració actual: Informar oficialment l’administració actual sobre la decisió de canviar d’administrador, respectant els termes establerts al contracte vigent.
- Revisió del contracte actual: Avaluar els termes i les condicions del contracte actual per assegurar una transició sense problemes. És important complir les clàusules establertes i acordar els termes de finalització de manera clara.
- Contractació del nou administrador: Formalitzar l’acord amb el nou administrador, assegurant-se que comprengui les necessitats específiques de la comunitat i estigui compromès a oferir un servei de qualitat.
- Lliurament de documentació: Proporcionar al nou administrador tota la informació necessària, incloent-hi documents legals, registres financers i qualsevol detall rellevant per a una gestió efectiva.
- Presentació a la comunitat: Introduir el nou administrador a la comunitat, facilitant una presentació formal on els propietaris puguin conèixer-lo i discutir qualsevol pregunta o inquietud.
Preguntes freqüents (FAQ’s)
Què cal fer per canviar l’administrador de finques?
Convocar una Junta i prendre l’acord, avaluar necessitats, cercar candidats, fer entrevistes, comparar propostes, notificar oficialment a l’administració actual, revisar el contracte, formalitzar amb el nou administrador, lliurar documentació i presentar la comunitat al nou professional.
Quants vots calen per canviar un administrador de finques?
És necessari obtenir la majoria simple de vots.
Quan podeu canviar d’administrador?
Quan hi ha errors en la comunicació, problemes en tasques administratives, descontentament generalitzat dels propietaris o un augment injustificat dels costos de serveis.
Què passa si l’administrador de finques no compleix les funcions?
Es poden notificar incompliments, revisar el contracte per a possibles accions legals i, en última instància, cercar un reemplaçament eficient per mantenir el benestar de la comunitat.
