La gestió de les derrames en una comunitat de propietaris és un aspecte fonamental per mantenir i millorar les instal·lacions i els serveis comuns d’un edifici o conjunt d’habitatges.
Una derrama és una despesa extraordinària que es realitza quan es necessita finançar obres o reparacions que no estaven previstes al pressupost anual de la comunitat. A Finques Martell t’expliquem com es gestionen les derrames en una comunitat de propietaris, des de l’origen fins a l’execució i el repartiment de costos.
1. Identificació de la necessitat d’una derrama
La primera etapa en la gestió d’una derrama és la identificació de la necessitat de fer obres o reparacions a les àrees comunes de l’edifici o noves instal·lacions que precisi la comunitat. Això pot ser degut a diversos motius, com ara el desgast natural de les instal·lacions, danys estructurals, millores necessàries, o el compliment de requisits legals com la supressió de barreres arquitectòniques.
2. Elaboració d’un projecte i pressupost
Un cop identificada la necessitat de la derrama, es procedeix a elaborar un projecte detallat de les obres o reparacions necessàries. Aquest projecte ha d’incloure una descripció precisa dels treballs a realitzar, els materials a utilitzar i un pressupost estimat. És fonamental comptar amb l’assessorament de professionals, com ara arquitectes o enginyers, per garantir que el projecte sigui tècnicament i legalment adequat. L’assessorament de l’administrador és clau per aconseguir projectes fiables i amb garanties. Així com per optar a les possibles ajudes o subvencions que hi pugui haver.
3. Convocatòria d’una junta extraordinària
La decisió d’aprovar un projecte no previst en el pressupost ordinari ha de ser acordada i votada en una junta extraordinària de la comunitat. L’administrador s’encarrega de la convocatòria d’aquesta junta, en la que s’inclou la informació detallada del projecte, el pressupost i les implicacions per als propietaris.
4. Determinar la necessitat d’una derrama
Després d’avaluar els comptes de la Comunitat, el dia de la Junta, l’administrador informarà a la Comunitat del saldo del què disposa per fer front al projecte. En cas de no disposar de suficient saldo, es proposarà generar una derrama específica per finançar el projecte.
Si el projecte s’ha d’executar amb urgència i exigeix uns pagaments pes als quals encara no hi ha fons, la Comunitat, amb l’ajuda del seu administrador, haurà de buscar opcions de finançament extern.
5. Votació i aprovació
A la junta extraordinària els propietaris discuteixen el projecte i voten per aprovar o rebutjar la derrama. La majoria necessària per aprovar la proposta pot variar segons el tipus d’acord i el projecte que s’estigui prenent.
6. Execució de les obres
Un cop aprovada la derrama, es procedeix a l’execució de les obres o reparacions. És fonamental contractar professionals competents i garantir que se segueixi el projecte aprovat i es compleixin els terminis estipulats. Durant aquest procés, cal mantenir una comunicació constant amb els propietaris per informar-los sobre l’avenç de les obres i resoldre qualsevol eventualitat, feina que realitza l’administrador per tal de facilitar-ne el procés.
7. Pagament de la derrama
L’administrador serà el responsable de recaptar els imports de la derrama en el temps i la forma que s’hagi acordat a la Junta. El pagament de la derrama pot fer-se de diferents maneres, algunes opcions comunes són el pagament únic o el fraccionament en quotes mensuals o trimestrals.
8. Repartiment de costos
El repartiment dels costos de la derrama serà l’aprovat en Junta. Habitualment es basa en la quota de participació de cada propietari de la comunitat. L’administrador de la finca calcula els imports individuals que han de pagar els propietaris i emet els rebuts corresponents.
9. Comunicació i seguiment
És essencial mantenir una comunicació constant amb els propietaris durant tot el procés de gestió de la derrama, des d’informar sobre el progrés de les obres a proporcionar detalls sobre els pagaments i estar disponible per respondre preguntes i resoldre inquietuds. L’administrador de la comunitat té un paper clau en aquesta tasca.
10. Revisió i control
Un cop finalitzades les obres, és recomanable fer una revisió per assegurar-se que s’han executat d’acord amb el projecte i el pressupost aprovats, una feina que ajuda a evitar possibles problemes futurs i garanteix la transparència en la gestió dels fons de la comunitat, que ha de fer-se conjuntament amb els tècnics i les empreses contractades.
11. Actualització de la documentació
Finalment, és important actualitzar la documentació de la comunitat per reflectir els canvis realitzats a les instal·lacions i els costos associats, com l’actualització dels estatuts, el pressupost anual i qualsevol altra documentació rellevant, com la pòlissa d’assegurança.
La gestió de les derrames en una comunitat de propietaris implica un procés complet que va des de la identificació de la necessitat d’obres fins a l’execució d’aquestes i el repartiment de costos entre els propietaris. La transparència, la comunicació efectiva i el compliment de la normativa són fonamentals per dur a terme aquest procés amb èxit i evitar conflictes entre els membres de la comunitat.
Si vols que Finques Martell assessori a la teva comunitat en el procés de gestionar una derrama, fes clic aquí i demana’ns més informació!
