La gestió de les derrames en una comunitat de propietaris és un aspecte fonamental per mantenir i millorar les instal·lacions i els serveis comuns d’un edifici o conjunt d’habitatges.
Una derrama és una despesa extraordinària que es realitza quan cal finançar obres o reparacions que no estaven previstes en el pressupost ordinari de la comunitat. A Finques Martell t’expliquem com es gestionen les derrames en una comunitat de propietaris, des del seu origen fins a la seva execució i repartiment de costos.
1. Identificació de la necessitat de fer obres o reparacions
La primera etapa en la gestió d’una vessa és la identificació de la necessitat de fer obres o reparacions a les àrees comunes de l’edifici o noves instal·lacions que necessiti la comunitat. Això pot ser degut a diversos motius, com ara el desgast natural de les instal·lacions, danys estructurals, millores necessàries, o el compliment de requisits legals com la supressió de barreres arquitectòniques.
2. Elaboració d’un projecte i pressupost
Un cop identificada la necessitat, es procedeix a sol·licitar un projecte detallat de les obres o reparacions necessàries. Aquest projecte ha dincloure una descripció precisa dels treballs a realitzar, els materials a utilitzar i un pressupost estimat. És fonamental comptar amb l’assessorament de professionals, com ara arquitectes o enginyers, per garantir que el projecte sigui tècnicament i legalment adequat. L’assessorament de l’administrador és clau per assolir projectes fiables i amb garanties. Així com per optar a les possibles ajudes o subvencions que hi pugui haver.
3. Convocatòria duna junta extraordinària
La decisió d’aprovar un projecte no previst al pressupost ordinari ha de ser acordada i votada pels propietaris en una junta extraordinària de la comunitat. L’administrador s’encarrega de la convocatòria d’aquesta junta, on s’inclou la informació detallada del projecte, el pressupost i les implicacions per als propietaris.
4. Determinar la necessitat d’una vessa
Després d’avaluar els comptes de la Comunitat, el dia de la Junta, l’administrador informarà a la Comunitat del saldo de què disposen per fer front al projecte. En cas de no disposar de prou saldo, es proposarà generar una vessa específica per finançar el projecte.
Si el projecte s’ha d’executar amb urgència i exigeix uns pagaments per als quals encara no es tenen fons, la Comunitat, amb l’ajuda del seu administrador, també haurà de cercar opcions de finançament extern.
5. Votació i aprovació
A la junta extraordinària els propietaris discuteixen el projecte i voten per aprovar o rebutjar la vessa. La majoria necessària per aprovar la proposta pot variar segons el tipus dacord i de projecte que sestigui prenent.
6. Execució de les obres
Un cop aprovada la derrama, es procedix a l’execució de les obres o reparacions. És fonamental contractar professionals competents i garantir que se segueixi el projecte aprovat i es compleixin els terminis estipulats. Durant aquest procés, cal mantenir una comunicació constant amb els propietaris per informar-los sobre l’avenç de les obres i resoldre qualsevol eventualitat, tasca que realitza l’administrador per facilitar aquest procés.
7. Pagament de la derrama
L’administrador serà el responsable de recaptar els imports de la vessa en el temps i la forma que s’hagin acordat a la Junta. El pagament de la derrama pot fer-se de diferents maneres, algunes opcions comunes són el pagament únic o el fraccionament en quotes mensuals o trimestrals
8. Repartiment de costos
El repartiment dels costos de la vessa serà laprovat en Junta. Habitualment es basa en la quota de participació de cada propietari a la comunitat. L’administrador de la finca calcula els imports individuals que han de pagar els propietaris i emet els rebuts corresponents.
9. Comunicació i seguiment
És essencial mantenir una comunicació constant amb els propietaris durant tot el procés de gestió de la vessa, des d’informar sobre el progrés de les obres a proporcionar detalls sobre els pagaments i estar disponible per respondre preguntes i resoldre inquietuds que vagin sorgint. L’administrador de la comunitat juga un paper clau en aquesta tasca i, eines com l’administració en línia, on el propietari pot consultar en tot moment els rebuts, resulten molt útils.
10. Revisió i control
Un cop finalitzades les obres, és recomanable fer una revisió per assegurar-se que s’han executat d’acord amb el projecte i el pressupost aprovats, un treball que ajuda a evitar possibles problemes futurs i garanteix la transparència en la gestió dels fons de la comunitat , que cal efectuar conjuntament amb els tècnics i les empreses contractades
11. Actualització de la documentació
Finalment, és important actualitzar la documentació de la comunitat per reflectir els canvis realitzats a les instal·lacions i els costos associats, com ara l’actualització dels estatuts, el pressupost anual i qualsevol altra documentació rellevant, com la pòlissa d’assegurances.
La gestió de les derrames en una comunitat de propietaris implica un procés complet que va des de la identificació de la necessitat d’obres fins a l’execució de les mateixes i el repartiment de costos entre els propietaris. La transparència, la comunicació efectiva i el compliment de la normativa són fonamentals per dur a terme aquest procés amb èxit i evitar conflictes entre els membres de la comunitat.
Si vols que Finques Martell assessori la teva comunitat en el procés de gestionar una derrama, fes clic aquí i demana’ns més informació!
